EXEMPLE
D’UN MANUEL D’ACCOMPAGNEMENT OU DE PROCEDURES
PROCEDURE
DE GESTION COMMERCIALE
FACTURE
DOSSIER
COMMERCIAL
FACTURE RELANCE
FACTURE CLIENT
FACTURE I DOUBLE COMPTA/CHRONO
Classement
des dossiers commerciaux ( double vert)
Pour chaque agence et pour le siège, le
double commercial (vert) sera classé dans des dossiers suspendus par ordre
alphabétique à l'intitulé de la facture (en haut à droite)
Pour la recherche d'un dossier d'un bien
sis, de l'organisme payeur ou pour l'un des protagonistes de cette affaire,
il sera utilisé la base de données de la gestion commerciale.
En effet, le logiciel SAGE de la gestion
commerciale permettra une recherche rapide d'un dossier propre au classement
approprié (recherche soit par adresse, organisme payeur, N° de facture, non
du technicien, grâce à l’informatique)
Les
dossiers commerciaux les plus anciens, seront archivés au siège
Classement
et traitement des relances clients (double bleu)
Chaque agence et siège sont responsables
du bon règlement de la facture et du suivi de la relance. Chaque agence et
le siège auront à leur disposition la gestion commerciale en réseau, c’est
à dire la liste des impayés par agence ( éventuellement, le siège pourra adresser
chaque fin de semaine à chaque agence un état récapitulatif des impayés )
Le double de relance client (bleu) est
un document qui permettra à chaque responsable de
secteur
de mieux suivre ses relances
Suggestion:
Nous suggérons à chaque
responsable d'agence de classer les doubles de relance par date d'échéance
dans un classeur, ce classement lui permettra :
- De relancer
par téléphone ou par courrier les créanciers et de noter sur ce document la
date de leur relance.
- D’éviter de
ressortir le dossier commercial et de gagner du temps.
A réception
du règlement du client, d'agrafer ce double au chèque et de le retourner au
siège pour traitement.
- De vérifier
les dates de relance sur le dit document
NB : Attention, il devra être, avant chaque relance, vérifié dans la gestion commerciale que certain règlement ne soit pas adressé par le client directement au siège. ( Si c'est le cas, ce document devra être sorti du classeur.
Classement du double chrono (rose)
:
Le
double chrono est envoyé chaque semaine par les agences au siège.
Le siège devra
classer ses doubles chrono dans un classeur par Na de facture et sera utilisé pour la comptabilisation (en aucun cas,
une facture chrono ne devra être retirée de ce classeur)
Comptabilisation des factures :
Le logiciel
SAGE - gestion commerciale permettra de générer les écritures comptables dans
le journal de vente du logiciel de comptabilité.
PROCEDURE POSTE ACHAT- FOURNISSEUR
I -Elaboration de la commande :
la commande doit être
chiffrée
Elle doit comporter
une date de livraison et un lieu de livraison (par exemple livraison sur site:
agence Blois/ le Mans etc. .) et l'adresse de facturation du siège
Elle doit être signée
par le chef d'entreprise ou responsable de gestion ou responsable de secteur.
Si cette commande est
passée par le responsable de secteur, le double de cette commande doit être
adressé au siège au plus tard sous 48h (impératif)
Doit être spécifié
sur cette commande au fournisseur, l'envoi de la facture correspondante en
double exemplaire (double chrono/ double dossier fournisseur) Doivent être
notifiées sur la commande les conditions de règlement ( à 30 jours, 60 jours
etc., par chèque traite ou prélèvement)
a)
Suivi des bons de commande
par le siège
Le bon de commande
chiffré est à classer dans un classeur par mois où la commande est passé et
par ordre alpha (BL Commande achat)
b)
Réception des bons
de livraison :
Agrafer
le bon de livraison derrière la commande concernée
II
-Réception de la facture :
A réception
de la facture, le bon de commande et le bon de livraison doivent être rattachés
au double de la facture.
La
facture doit être vérifiée en fonction du bon de livraison et du bon de commande.
( quantité + prix, tout bon de commande doit
être chiffré)
a)
Traitement de l'original de la facture = double chrono :
-Mettre les
N° de compte achat + compte analytique ( c a d répartition par agence et par
secteur d'activité)
-Si
la facture concerne des immobilisations, en faire la photocopie et la classer
dans le dossier immobilisation pour le responsable de gestion
-Classer
l'original dans un classeur par mois et par date en attente de comptabilisation
( exemplaire chrono ) de comptabilisation
et les initiales de la personne.
-Les factures
doivent être comptabilisées tous les 15 du mois et/ou chaque fin de mois.
La
facture comptabilisée
doit être tamponnée ( comptabilisée le..... ; noter le N° de pièce, la date de comptabilisation et les
initiales de la personne )
Traitement du double de la facture:
Le double de
la facture (agrafé au BL et au bon de commande) doit être classé dans des
chemises en attente de paiement ( chemises: règlement par chèque, par virement,
par effet)
Règlement par traite :
L’effet doit être vérifié,
à savoir, la date d'échéance, le montant.
L’effet doit être signé
par le chef d'entreprise et retourné dans les 48h à réception de la facture
(délai maximum: 8 jours)
Parallèlement après,
la signature et avant l'envoi de l'effet, ce dernier doit être noté sur un
échéancier par date d'échéance.
Lors de l'envoi de
l'effet au fournisseur, sur la facture concernée, doit être notée la date
d'envoi et le montant de la facture concernée.
Ce traitement
terminé, le double de la facture agrafé avec le BL, le bon de commande et
les informations relatives au règlement peuvent être dés maintenant classés
dans le dossier fournisseur( voir ci-dessous )
Règlement par chèque :
Le double des
factures concernées doit être classé dans une chemise en attente de règlement.
Lors de l'établissement
du chèque et son envoi, noter sur la facture le n ° du chèque, la date d'envoi
et la banque concernée et classer la facture avec les documents annexes dans
le dossier fournisseur (voir ci-dessous)
Règlement par virement ou prélèvement
:
Noter sur l'échéancier
par date d'échéance ;
classer ses
doubles de factures dans le dossier fournisseur (voir ci-dessous)
Classement des documents dans le dossier
fournisseur :
( double facture
fournisseur + bon de livraison + bon de commande) :
Le double des
factures fournisseur doit être classé dans un dossier suspendu au nom du fournisseur
et classer par ordre alphanumérique, avec une sous-chemise par fournisseur
(pour un bon suivi fournisseur)
¤ Comptabilisation
des règlements :
Ce
travail sera effectué en fonction de la répartition des tâches.
a) Comptabilisation des règlements par
chèque :
Ils seront comptabilisés
à l'aide des talons de chèque.
b) Comptabilisation des règlements par traite,
prélèvement, et virement : Ils seront comptabilisés à l'aide de l'échéancier.
c) comptabilisation des règlements par espèce
:
Ils seront comptabilisés
à l'aide des pièces de caisse
N.E : La responsable
d'achat a pour mission de vérifier la bonne conformité de cette
procédure.
PROCEDURE FRAIS PROFESSIONNEL
AVANCE FRAIS PROFESSIONNELS SUR JUSTIFICATIFS
Le technicien
recevra une avance de 250 € à l'embauche.
A chaque fin
de mois, le technicien établira une note de frais de ses dépenses engagées
(gasoil, péage autoroutier, parcmètre, repas etc. ..)
L'entreprise
remboursera au début du mois suivant le montant de ses dépenses.
Toutes dépenses
supérieures à 230€ sera à la charge du technicien, sauf pour le remboursement
des frais exceptionnels, liés par exemple à la réalisation de stage, de formation,
ou de missions exceptionnelles, à l’appréciation du chef d’entreprise.
NOTE DE FRAIS ET METHODOLOGIE :
Le 05 de chaque
mois, le technicien devra remplir un document type ( enregistré sous le serveur
WORD) intitulé « frais de déplacement ».
Ce document
devra être remis à la personne du siège qui aura en charge le dossier des
frais de déplacement.
Cette note de frais devra être signée par le
technicien, et contrôlé et signé par le responsable de secteur ou responsable
de gestion, et le chef d'entreprise.
Il
est donc fortement conseillé aux techniciens de se faire aider par le responsable
de gestion pour établir ce document (taux d'indemnité kilométrique si vous
êtes amené à utiliser votre véhicule personnel, spécificité liés à la TV A
etc. ...)
Suggestion :
Le mode de règlement de vos frais de déplacement est
à votre convenance.
En revanche,
nous vous conseillons de procéder à l’ouverture d'un compte à votre nom en
indiquant sur votre relevé de compte et carnet de chèque, l’identité de l’entreprise
( exemple, compte Mr ...nom du technicien adresse / HABITATSERVICES)
En
effet, ce procédé vous permettra de régler vos dépenses avec un seul et unique
carnet de chèque ou carte bancaire, sur ce compte, et pour pouvoir bien le
différencier de votre compte personnel
Comptabilisation des notes de frais:
La personne
en charge du contrôle et de la comptabilisation des notes de frais devra passer
les écritures des frais de déplacement, le dernier jour du mois concerné
(voir le responsable
de gestion pour la codification analytique (par code technicien) et comptable
)
Noter
sur le document :
la
date de comptabilisation, le n° de pièce et les initiales de la personne qui
l’a comptabilisée et le n° de chèque du remboursement
Ces
notes de frais comptabilisées seront classées dans un dossier suspendu par
technicien et par mois
Un
contrôle semestriel devra être effectué.
Une
mise à jour de cette procédure pourra être effectuée au fur et à mesure de
l'évolution de l'entreprise.
PROCEDURE-POSTE VENTE-CLIENT
Est mise en
place lors du réseau informatique
A
la suite de l’édition du rapport :
Elaboration de la facture
La facture sera crée avec le logiciel SAGE Gestion Commerciale par le siège et par les agences. La numérotation des factures s' incrémentera automatiquement par le logiciel.
Devra
apparaître sur la facture (zones modifiables) :
L’organisme
payeur - le nom du client ( agence immobilière, étude notariale ou particulier)
L’adresse du bien sis
le code du technicien
le détail des prestations
avec une codification analytique
le code agence ou secteur
le taux de remise éventuel
le n° compte client
le mode de règlement
conditions de règlement
intérêt de retard en
cas de non-paiement dans les délais (toute somme non payée à son échéance
porte, de plein droit et sans mise en demeure, intérêts au taux de base bancaire
majoré de 1.5 points )
le n° de facture et
le n° d'ordre de mission- dossier client correspondant
tous les règlements
sont à effectuer à notre siège social à Bourges
NB
: pour les codifications et les numérotations, une note de service sera établie
par le responsable de gestion, lors de l'installation définitive du système
informatique
Edition des factures (prévoir un
croquis couleur) :
La facture devra
être éditée en 4 exemplaires sur papier listing pré-imprimé de 4 couleurs
différentes à l'adresse du siège :
a) un exemplaire blanc
original (facture client)
Cet exemplaire est
envoyé par chaque agence, au client.
b)
un exemplaire vert ( dossier commercial stocké dans les agences concernées).
Cet exemplaire est classé dans le dossier commercial
(rapports, ordres de missions et autres documents annexes -voir ci-dessous)
c)
un exemplaire bleu (pour la relance client pour chaque agence )
Cet exemplaire
est utilisé par chaque agence pour le suivi de relance client. ( classement
par date d'échéance et suivi des impayés -voir ci-dessous)
d)
un exemplaire rose (double chrono pour la comptabilité)
Cet exemplaire
est retourné au siège par les agences toutes les semaines. (pour la comptabilité
-voir ci-dessous )